Pertemuan 1.Pengantar Manajemen
A.Sub pokok bahasan:
- Pengertian Manajemen
- Pengertian Organisasi
- Proses (fungsi dasar)Manajemen
- Keterampilan Manajer
- Tingkatan Manajemen
- Tantangan Manajemen
B.Mengapa Perlu Manajemen:
1.Mencapai tujuan
2.Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan
3.Mencapai efisiensi dan efktivitas
- Efisiensi:Melakukan sesuatu dengan benar input output
- Efektivitas:Kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat untuk mencapai tujuan
C.Pengertian Manajemen:
1.Sebagai ilmu:Manajemen sebagai suatu bidang ilmupengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan(Luther Gulick).
2.Sebagai seni:Seni di dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain(Many Parker Follett)
3.Sebagai profesi:
- Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum.
- Para profesional mendapatkan status karena mencapai standar prestasi kerja.
- Para profesional ditentukan oleh kode etik,dengan disiplin untuk mereka yang menjedi kliennya.
D.Pengertian Dasar Manajemen:
Menurut Stoner & Wankel:Suatu mengelola mulai dari merencanakan,mengorganisasikan,memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota-anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran(tujuan).
E.Kesimpulan:
- Manajemen selalu diterapkan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompok
Manusia.
- Dalam pengertian manajemen selalu terkandung tujuan tertentu yang akan dicapai oleh kelompok yang bersangkutan.
Organization.
– Sebuah pengaturan sistematis orang dibawa bersama untuk mencapai beberapa tujuan tertentu, berlaku untuk semua organisasi nirlaba serta tidak-untuk organisasi nirlaba.
– Dimana manajer kerja (mengelola).
- Karaktesristik umum:
– Tujuan
– Struktur
– Orang
A.Pengertian Organisasi:
koordinasi yang bersifat rasional yang dilakukan oleh sejumlah orang demi mencapai sejumlah tujuan yang jelas,lewat pembagian kerja/fungsi dan lewat suatu hirarki otoritas dan pertanggung jawaban.
Tujuan+Struktur+Manusia=Organisasi
B.Keberhasilan Organisasi
- Mampu tidaknya manajer menjalankan tugas manajemennya
- Tersedianya anggaran yang memadai
- Tersedianya tenaga operasional yang terampil sesuai dengan bidangnya
- Tersedianya sarana & prasarana kerja
- Adanya mekanisme kerja yang sesuai
C.Management Processes
1.Planning
Mendefinisikan tujuan,membangun strategi dan mengmbangkan rencana
untuk mengkoordinasikan seluruh kegiatan.
2.Organizing
Menentukan apa tugas-tugas yang harus dilakukan,siapa yang melakukannya,
bagaimana tugas-tugas yang harus dikelompokkan,siapa melapor kepada yang dibuat dan dimana orangnya.
3.Actuating
Memotivasi karyawan,mengarahkan kegiatan orang lain dalam sebuah tim yang baik.
4.Controlling
Proses pemantauan kinerja,membandingkannya dengan tujuan dan megoreksi setiap penyimpangan yang terjadi secara signifikan.
D.People Differences
1.Operatives
Orang yang bekerja langsung pada pekerjaan.
2.Managers
Individu dalam sebuah organisasiyang mengarahkan kegiatan orang lain.
E.Tingkatan Manajemen
Top Management
Middle Management
First-Line Management
Non-Managerial Employee
F.Klasifikasi Aktivitas Manajemen
- Manajer Fungsional
- Manajer Umum
G.Fungsi Manajemen Bagi Manajer
-Fungsi Administratif:
mencakup penetapan tugas,perencanaan,pengorganisasian,penyususunan&
pengawasan.
-Fungsi Operatif:
Pengarahan dengan memotivasi,supervisi dan komunikasi.
H.General Skills of Managers
- Technical Skills:kemampuan mengunakan peralatan/prosedur/teknik khusus.
- Interpersonal/Human Skills:kemampuan memahami dan memotivasi individu/kelompok.
- Conceptual Skills:kemampuan untuk melakukan POAC
I.Kebutuhan Keterampilan Di tingkat Berbeda
- Manajemen Puncak:Konseptual
- Manajemen Menengah:Manusiawi
- Manajemen Bawah:Teknis
J.Kegiatan yang dapat dikelompokkan dalam 3 macam peran
- Peran Antarpribadi
- Peran Informasional
- Peran Keputusan
K.Tantangan Manajemen
- Persaingan dan Perekonomian Global
- Perlunya memiliki visi
- Etika dan Tanggung Jawab Sosial membangun kepercayaan
- Perubahan Informasi & Teknologi virtual?
- Nilai-nilai dalam bekerja & Hak-hak Individual minoritas
Pertemuan 2.Lingkungan Organisasi
A.Materi:
- Definisi Lingkungan Organisasi
- Jenis Lingkungan Organisasi
- Pengaruh Lingkungan terhadap Organisasi
B.Lingkungan Organisasi:Individu/kelompok yang secara langsung/tidak langsung dipengaruhi/mempengaruhi cara sebuah organisasi dalam mencapai tujuan.
C.Mengapa Mempelajari Lingkungan?
|
||||||
|
||||||
D.Sebuah Organisasi Ada 2 Lingkungan
1.Lingkungan Internal
2.Lingkungan Eksternal
E.Pengaruh Lingkungan Dalam Organisasi
|
|
F.Variabel-variabel lingkungan
1.Lingkungan Eksternal Makro:
- Ekonomi
- Teknologi
- Politik-Hukum
- Sosiokultural
2.Lingkungan Internal Mikro:
- Pemasok
- Tenaga Kerja
- Pesaing
- Lembaga Keuangan
- Pelanggan
- Pemerintah
3.Pemegang Saham lingkungan Internal:
- Sruktur
- Budaya
- Pemegang Saham
G.Lingkungan Internal
Yaitu:
1.Struktur:cara bagaimana perusahaan diorganisasikan yang berkenaan dengan komunikasi,wewenang dan arus kerja.
2.Budaya:sekumpulan keyakinan,harapan dan nilai yang dipelajari dan dibagikan oleh anggota-anggota rganisasi dan disampaikan dari satu generasi ke generasi berikutnya.
3.Sumber Daya:aset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang dan jasa organisasi,meliputi:karyawan,fasilitas,organisasi dll.
4.Pemegang Saham:individu/organisasi yang ikut serta memiliki satu/lebih saham perusahaan.
H.Fungsi penting budaya bagi organisasi
- Memberikan nuansa identitas bagi karyawan
- Membantu menimbulkan komitmen karyawan terhadap sesuatu yang lebih besar dari pada diri mereka sendiri
- Menambah stabilitas perusahaan sebagai suatu sistem sosial
- Adalah kerangka referensi bagi karyawan agar digunakan untuk menerima berbagai kegiatan organisasional dan juga sebgai pedoman bagi perilaku yang tepat
I.lingkungan Eksternal
“Pihak-pihak yang mempengaruhi aktivitas dari luar”
1.Mikro 2.Makro
J.Lingkungan Eksternal Mikro
1.Pesaing(Competitors)
Dengan memahami lingkungan persaingan yang dihadapi,organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya,sehingga bisa megoptimalkan operasinya.
Tercermin dari:
- Tipe
- Jumlah
- Norma-norma perilaku organisasi
2.Pelanggan(Customers)
Strategi,kebijaksanaan pemasaran tergantung situasi pasar dan langganan
Menganalisa profil langganan,kondisi pasar
Mengantisipasi perubahan perilaku pasar/langganan dan mengarahkan pengalokasian sumber daya sesuai kebutuhan langganan
K.Pasar Tenaga Kerja
“Kemampuan menarik dan mempertahankan personalia yang cakap merupakan prasarat bagi perusahaan yang sukses”
3 faktor pemenuhan tenaga kerja:
- Reputasi perusahaan
- Tingkat pertumbuhan
- Tersedianya tenaga kerja sesuai persyaratan yang dibutuhkan
L.Lembaga Keuangan
“Organisasi-organisasi sangat tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan,seperti bank-bank komersial,bank-bank instansi,perusahaan asuransi,pasar modal,untuk memperluas kegiatannya”
Kebutuhan akan dana dari lemga-lemga keuangan tersebut dapat jangka pendek/panjang.
M.Para Penyedia(Supplier)
Supplier:pemenuhankebutuhan bahan baku,bahan pembantu,pelayanan,energi dan peralatan dll.
N.Perwakilan Pemerintah
Menetapkan Peraturan:
Prosedur-prosedur perijinan,pembatasan dll.
O.Lingkungan Eksternal Makro
- Teknologi
- Ekonomi
- Politik-Hukum
- Sosiokultural
P.Teknologi:dalam setiap masyarakat/industri,tingkat kemjuan teknologi memainkan peranan berarti pada penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi.peralatan yang akan digunakan dan bagaimana bermacam-macam operasi akan dikelola.
q.Ekonomi:-menganalisa dan mendiagnosa faktor-faktor ekonomi,seperti kecenderungan infansi/deflasi harga barang-barang dan jasa kebijaksanaan moneter.
-melakukan peramalan ekonomi dan antisipasi perubahan-perubahan harga.
R.Politik-Hukum:batasan-batasan yang ditetapkan oleh pemerintah bermaksu melindungi konsumen,lingkungan, ataupun perusahaan dan menghilangkan perlakuan tidak adil dalam pembayaran pada karyawan.
Contoh:undang-undang hak paten,undang-undang perpajakan,upah minimum.
S.Sosiokultural:
- Demografi
- Gaya Hidup
- Nilai-nilai Sosial(Pandangan serta pola kehidupan yang dibentuk oleh tradisi,pendidikan,kelompoketnis,agama dan kepercayaan dari kelompok masyarakat)
T.Ketidakpastian Lingkungan
1.Lingkungan Dinamis
- Jika komponendalam lingkungan organisasi sering berubah
- Contoh:Industri rekaman
2.Lingkungan Stabil
- Jika komponen dalam lingkungan organisasi berubah tapi minimum
- Zippo
U.Mengelola Hubungan
Stakenholder:semua unsur dalam lingkungan yang dipengaruhi oleh keputusan dan kebijaksanaan organisasi dan yang dapat mempengaruhi organisasi.
Bagaimana mengelola hubungan?
-Mengenali stakeholder organisasi
– Menentukan kepentingan/perhatian thd stakeholder
– Seberapa menentukan stakeholder bagi keberhasilan organisasi
– Menentukan pendekatan khusus pada para stakeholder
Pertemuan 3.Planning
A.Sub Pokok Bahasan:
- Tujuan Organisasi
- Pengertian Perencanaan
- Pentingnya Perencanaan bagi Organisasi
- Tipe Perencanaan
- Tahap-tahap Proses Perencanaan
- Ciri-ciri Perencanaan yang Baik
B.Tujuan Organisasi
1.Visi:Gambaran ideal tentang dimana dan bagaimana perusahaan berwujud diwaktu yang akan datang.
Contoh:-Cita-cita/impian
-Sesuatu yang ingin dicapai
2.Misi:
- Suatu pernyataan yang menterjemahkan visi dalam bentuk business definition.
- Cara-cara yang palin sesuai dalam mencapai suatu cita-cita.
C.Tujuan Organisasi
“Adalah suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dan akan direalisasikan oleh organisasi”,dan tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai berikut:
- Pedoman Bagi Kegiatan
- Sumber Legitimasi
- Standar Pelaksanaan
- Sumber motivasi
- Dasar Rasional Pengorganisasian
D.Penetapan Tujuan Yang Baik
- Spesifik:Jelas apa yang ingin dicapai.
- Realistis:Bisa dicapai
- Terukur:Memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilannya.
E.Hubungan antara misi,tujuan dan rencana dalam organisasi
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||
Contoh perusahaan penerbangan
F.Tujuan Dalam Proses Perencanaan
1.Tujuan(Goals):hasil akhir yang diharapkan dapat diraih/dicapai oleh individu,kelompok/organisasi.
2.rencana(Plans)segala bentuk konsep dan dokumentasi tentang bagaiman tujuan akan dicapai.
G.Proses Perencanaan
Planning Defined
Perencanaan:Sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi,menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi serta merumuskan sistem perencana dan mengintegrasikan dan mengkoordinasikan agar tercapai tujuan organisasi.
-What, -When, -Who, -How
H.Perencanaan Penting
- Pengarah Organisasi
- Minimalisasi Ketidakpastian
- Minimalisasi inefisiensi/redundansi sumber daya
- Sebagai Standar untuk Pengawasan Kualitas
-Keuntungan Protektif & Positif
1.mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan
2.peningkatan kesuksesan
I. Manfaat Perencanaan
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
2. Memudahkan pemahaman manajer terhadap keseluruhan gambaran kegiatan.
3. Pembagian tanggung jawab lebih cepat.
4. Dapat memberikan perintah dengan tepat
5. Memudahkan koordinasi antar bagian organisasi.
6. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, sehingga dapat menghemat dana, waktu dan usaha.
J. Kelemahan Perencanaan
• Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan dalam pelaksanaan nyata.
• Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
• Membatasi inisiatif dan inovatif.
• Cara-cara pelaksanaan perencanaan kadang-kadang tidak konsisten.
K. Persyaratan Perencanaan
• Faktual dan Realistis
• Logis dan Rasional
• Fleksibel
• Komitmen
• Komprehensif atau menyeluruh
L.Types of Plans
- Breadth Straregic Operational
- Time frame Long term Short term
- Specificity directional Specific
- Frequency of use single use Standing
M.Strategic Plans
- Suatu proses dimana manajemen puncak sebuah perusahaan menggambarkan masa depan organisasinya dan mengembangkan prosedur serta pelaksanaannya untuk mencapai masa depan tersebut.
- Berhubungan dengan visi,misi dan tujuan organisasi.
N. Short Term & Long Terms
- Perencanaan jangka pendek jangka waktu satu tahun atau kurang.
- Perencanaan jangka panjang jangka waktu 5 tahun atau lebih.
- Perencanaan jangka menengah jangka waktu satu tahun s/d empat tahun.
O.Tahapan Perencanaan
- Menetapkan tujuan/serangkaian tujuan.
- Merumuskan keadaan saat ini.
- Mengidentifikasikan kemudahan dan hambatan.
- Mengembangkan rencana/serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
P. Perencanaan yg baik
- Kegunaan (fleksibel, berkesinambungan)
- Ketepatan dan Obyektivitas (nyata dan akurat).
- Ruang Lingkup (seberapa luas? Mencakup apa saja,bagaimana hubungan kegiatannya?)
- Efektifitas biaya
- Akuntabilitas (tanggung jawab perencanaan dan implementasi)
- Ketepatan waktu.
Pertemuan 4.Proses Perencanaan
A.Masalah dapat diketahui dari:
- Pengalaman masa lalu
- Ketidaksesuaian dengan rencana
- Dari orang lain
- Prestasi pesaing
B.Decision-Making
1.Decision Making a choice frow two or more alternatives.
2.Decision Making process a set of eight steps that includes identfying a problem,selecting a solution,and evaluating the effectiveness of the solution.
3.Prblem A disrepancy between an existing and desined state of affairs.
4.Decision Criteria Factors that are relevant in a decision.
C.Decision Making Process
- Step 1:Identfying a problem
- Step 2:Identfying decision criteria
- Step 3:Allocating weights to the criteria
- Step 4:Developing alternatives
- Step 5:Analyzing alternatives
- Step 6:Selecting and alternatives
- Step 7:Implementing the alternatives
- Step 8:Evaluating decision effectivieness
1.Step 1.Identifiying a problem
Problem:perbedaan antara dan yang sudah ada untuk mengidentifikasi masalah,manajer harus mengenali dan memahami masalah tersebut.
-Characteristics of problems
- Suatu masalah menjadi masalah ketika seseorang manajer menjadi sadar akan hal itu.
- Ada tekanan untuk memecahkan masalah.
- Manajer harus memiliki kewenangan,informasi,maupun sumber daya yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah.
2.Step 2.Identifiying decision criteria
- Biaya yang akan dikeluarkan(investasi yang dibutuhkan)
- Adanya resiko(kemungkinan kegagalan)
3.Step 3.Allocating weights to the criteria
Kriteria keputusan itu tidak sama
- Menetapkan bobot untuk setiap item
- Menempatkan item dalam urutan prioritas
4.Step 4.Developing alternatives
Identifiying v lable alternatives
- Alternatives are listed(without evaluation)that can resolve the problem
5.Step 5.Analyzing alternatives
Appraising each alternatives must now be critically analyzed by evaluating it against the criteria established is steps 2 and 3
6.Step 6.selecting and alternative
Choosing the best alternaives
- The alternatives with the highest total weight is chosen
7.Step 7.Implementing the alternatives
The selected alternative must be implementedby effectively communicating the decision to the individuals who will be affected by it and winning their commitment to the decision.
8.Step 8.Evaluating decision effectiveness
This last step in the decision-making process assesses the result of the decision to determine whether.
D.Type of problems and decisions
1.Structured problems and proggamed decisions
2.Unstructured problems and nonproggamed decisions
1.Structured problems
- Involve goals that clear
- Are familiar
- Are easily and competely defind-information about the problem is avaliable and complete
E.Proggamed decision
A repetitive decision that can be handled by a routine approach
1.Characterictis:type of problem,managerial level,frequency,information,goals,time frame for solution,solutionrelies on.
2.Proggamed decisions:structured,lowel levels,repetitive,routine,avaliable,clear,spesific,short.
f.pengambilan keputusan yang efektif
- Memahami perbedaan budaya
- Tahu kapan saatnya untuk berhenti
- Gunakan proses pengambilan keputusan yang efektif
Pertemuan 5 & 6.Pengorganisasian
A.Pengorganisasian
- Proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi dan sumber daya yang dimilikinya.
- Merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal.
B.Konsep Dasar Pengorganisasian
1.Dalam fungsi pengorganisasian,manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rancan yang telah dibuat.
2.Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain Organisasi.
3.Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.
C.Tujuan Pengorganisasian
- Membagi pekerjaan yang harus dilakukan departemen
- Membagi tugas dan tanggung jawab
- Mengkoordinasikan berbagai tugas
- Membangun hubungan antar individu,kelompok dan departemen
- Menetapkan garis wewenang
D.Faktor yang mempengaruhi struktur organisasi
- Strategi
- Skala
- Teknologi
- Lingkungan
E.4 Pilar Pengorganisasian
1.Pembagian Kerja(division of work)
2.Pengelompokan Pekerjaan(Departmentalization)
3.Penentuan Relasi(hierarachy)
4.Koordinasi
1.Pembagian kerja:upaya untuk menyederhanakan seluruh kegiiatan dalam pekerjaan,bersifat spesifik.
2.Pengelompokan pekerjaan:proses pengelompokan dan penanaman bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria.
F.Tipe Departemen Talisasi
1. Berdasarkan Fungsional
2. Berdasarkan Geografis
3. Berdasarkan Produk
4. Berdasarkan Proses
5. Berdasarkan Pelanggan
1.Fungsional
- Manager Engineering
- Manager Accounting
- Manager Manufacturing
- Manager Human Resources
- Manager purchasing
2.Geographical
- Western region
- Southern region
- Midwertern region
- Eastern region
3.Produk
Contoh perusahaan LG:produk elektronik,kendaraan bermotor,alat rumag tangga.
-Keuntungan:
- Memungkinkan spesialisasi dalam produl atau jasa
- Manajer dapat menjadi lebih ahli dalam industri
- Lebih dekat pelanggan
-Kerugian:
- Duplikasi fungsi
- Pandangan yang terbatas
4.Proses
- Sawing Departement Manager
- Planing and Milling
- Assembling
- Lacquering and Sanding
- Finishing
3.Penentuan relasi
Adalah proses penetuan relasi antar bagian dalam organisasi,baik vertikal maupun horizontal.
Konsep penting:-Rantai komando
-Rentang kendali/Rentang manajemen
-Rantai komando:garis perintah dalam sebuah organisasi.
-Rentang kendali:terkait dengan jumlah orang atau bagian dibawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada manajer.
G.Faktor-faktor rentang kendali
- Keahlian dan kemampuan manajer
- Karakteristik karyawan
- Sifat pekerjaan
- Kesamaan tugas
- Kerumitan tugas
- Standarisasi pekerjaan
Pertemuan 6
4.Koordinasi
Proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar dapat tercapai secara efektif.
A.3 macam saling ketergantungan
- Ketergantungan menyatu
- Ketergantungan yang berurutan
- Ketergantungan timbal balik
B.Masalah-masalh pencapaian koordinasi yang efektif
- Orientasi terhadap tujuan tertentu
- Dalam orientasi waktu
- Dalam orientasi antar pribadi
- Dalam formalitas struktur
C.Pendekatan-pendekatan untuk koordinasi yang efektif
1.Pendekatan pertama
2.Pendekatan kedua
3.Pendekatan ketiga
anggaekasaputra 